• Aankopen: Zoveel mogelijk op factuur met btw-nummer. Bonnetjes mogen natuurlijk ook. Deze kunnen wel in de kosten opgenomen worden. Er is geen recuperatie van btw op bonnetjes. Bij abonnementen (gsm, software, etc.) met een maandelijkse facturatie controleren of er geen facturen ontbreken.
• Verkopen: alle verkoopfacturen. Controleren of er geen nummers ontbreken. De nummering dient doorlopend te zijn. Indien er per vergissing een nummer ontbreekt, dit best doorgeven.
• Bankrekeninguittreksels indien van toepassing. Deze best even overlopen om te controleren of er geen ontbrekende stukken zijn.
• Alle andere communicatie, documenten die van belang kunnen zijn voor uw boekhouding.

Wanneer bezorgt u de documenten?

Voor de meeste zelfstandigen en vennootschappen dient de boekhouder een btw-kwartaalaangifte in.

De kwartaalaangiftes gebeuren in de maanden januari, april, juli en oktober. Vanaf de eerste dag van deze maand kan u alles aanleveren. Indien u op vakantie vertrekt kan u ons natuurlijk steeds contacteren, om alles voor vertrek aan te leveren. Bij voorkeur bezorgt u de documenten in één keer. Dit maakt de boekhoudkundige verwerking eenvoudiger en zo is er minder kans dat we iets over het hoofd zien.

Hoe aanleveren?

De documenten voor de btw-aangifte kunnen op papier of digitaal bezorgd worden. Gelieve niet gedeeltelijk digitaal en gedeeltelijk op papier aan te leveren. Dit maakt het werk weinig overzichtelijk. Indien er na het aanleveren van de boekhouding nog een factuur achter komt, kan men dit natuurlijk nog via mail bezorgen.

Digitaal

In pdf-formaat (geen jpg). Eén pdf bestand per factuur. Dus geen pdf-bestand met tien facturen of geen factuur bestaande uit vijf pdf-bestanden. Bij voorkeur maakt u per kwartaal een mapje aan waarin u alle documenten bewaart. Bij de volgende btw-aangifte mailt u ons dit mapje gecomprimeerd in zip-formaat.

Tip! Eens u ons het mapje gemaild heeft, maakt u een nieuw mapje aan. Voeg geen documenten meer toe aan het reeds gemailde mapje, daar deze anders waarschijnlijk niet in de boekhouding terecht komen.

Op papier

In een map of envelop. De documenten bij voorkeur als volgt sorteren.

Verkopen op volgorde. Geen ontbrekende nummers, of aangeven indien er toch een nummer ontbreekt.

Aankopen. Het is niet nodig om alles op datum te klasseren. Het is wel handig indien men bonnetjes per soort kost op een blad en er het totaalbedrag onder schrijft (voorbeeld één blad met diverse parkeerbonnen, één blad met restaurantbonnen, etc.)

Professionele bankrekeninguittreksels: indien van toepassing.